Eine Mitgliederversammlung online? Ist das eine gute Idee? Wir sagen: JA!
In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche wichtigen Punkte Sie beachten müssen und wie Sie Ihr Event mit unserer Lösung perfekt abbilden können.
Wie funktioniert eine Mitgliederversammlung online?
Eine Mitgliederversammlung online ist zunächst nichts anderes als eine Mitgliederversammlung in Präsenz mit dem Unterschied, dass die eingeladenen Mitglieder nicht an einem Ort zusammenkommen. Die Mitgliederversammlung findet also online, sprich auf einer digitalen Plattform statt.
Für Vereine und Verbände ist eine Mitgliederversammlung nach §32 BGB Satz 1 vorgeschrieben. Sie erfüllt den Zweck, die in der Satzung des Vereins festgehaltenen Punkte wie die Information der Mitglieder, Wahlen oder Problemlösungen durchzuführen.
In der Regel wird diese Versammlung in Präsenz abgehalten. Dazu muss ein Raum gefunden werden und die Mitglieder müssen anreisen. Bei einer Mitgliederversammlung online kann jedes Mitglied, das eingeladen wurde, ortsunabhängig an der Versammlung teilnehmen und benötigt dazu lediglich einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone.
Jedes Mitglied eines Vereins hat eine Stimme bei Wahlen und Abstimmungen. Im Onlineevent bleibt auch diese Vorgabe intakt. Eine Aufteilung der Mitglieder in stimmberechtigt und nicht stimmberechtigt ist dabei ebenfalls einzuhalten. Die Satzung regelt Stimmübertragungen mittels Vollmachten und ist somit rechtskräftig.
Für eine Mitgliederversammlung online werden alle Punkte der Satzung und des Vereins ebenso umgesetzt wie für eine Präsenzveranstaltung. Ausschließlich der Ort der Durchführung der Veranstaltung wird von physisch zu digital verändert.
Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für eine Online Mitgliederversammlung?
Das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ enthält die Regelungen für Versammlungen in Zeiten von Corona.
Für Vereine sind folgende Absätze elementar:
- Art. 2 § 5 Abs. 1
Der Vorstand bleibt auch dann im Amt, wenn keine Versammlung mit Wahlen stattfindet und die Satzung keine Übergangsklausel enthält, wonach der Vorstand solange weiter im Amt ist, bis ein neuer gewählt wurde. Auch ohne Übergangsklausel kann der Vorstand zunächst weiter agieren.
- Art. 2 § 5 Abs. 2
Bei durchgeführten Mitgliederversammlungen müssen die Mitglieder nicht mehr zwingend präsent sein. Stattdessen kann der Vereinsvorstand – abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB – den Mitgliedern anbieten,
1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte (Stimmrechte, Teilnahme an Diskussionsrunden, Antragsrechte usw.) auf elektronischen Wege „online“ auszuüben
oder
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen im Vorfeld der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
Das heißt, eine Mitgliederversammlung online wird gleichwertig zur Präsenzversammlung gesehen, auch wenn die Satzung eines Vereins dieses nicht regelt.
Alle Mitglieder haben die Möglichkeit, ihre Stimme vor der Mitgliederversammlung (unabhängig von Online- oder Präsenzveranstaltung) schriftlich abzugeben, auch wenn die Veranstaltung online stattfindet.
Die oben genannten Vorschriften gemäß § 28 BGB sind auch für eine Vorstandssitzung und Beschlussfassung gültig. Zusätzlich gilt Folgendes aus Art. 2 des COVID-19 Gesetzes:
- Art. 2 § 5 Abs. 3
Abweichend vom § 32 Abs. 2 BGB ist auch ein Beschluss ganz ohne Versammlung gültig, wenn
-
- alle Mitglieder/Vorstandsmitglieder eingebunden wurden,
- bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der stimmberechtigten angeschriebenen Personen ihre Stimme in schriftlicher Form (Brief, E-Mail, Telefax, Whatsapp & Co.) abgegeben hat,
- Beschluss mit erforderlicher Mehrheit (z.B. je nach Satzung einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen bei einfachen Beschlüssen und z.B. 2/3-Mehrheit bei Satzungsänderungen).
Fazit
Nutzen Sie die effiziente Möglichkeit zur Mitgliederversammlung online. Rechtliche Voraussetzungen wurden zunächst bis zum 31.12.2021geschaffen. Sie bleiben mit Ihrem Verein auch während der Pandemie handlungsfähig.
Tipp:
Wenn für ihren Verein die Online Mitgliederversammlung effizient ist, nehmen Sie diese Versammlungsform mit in die Satzung auf, sowie die Möglichkeit der Online-Beschlussfassung. Nach Ablauf der Sonderregelung können sie Online Versammlungen mit Beschlüssen durchführen.
Was sind technische Voraussetzungen?
Bei einer Mitgliederversammlung ist ein virtueller Raum zur Verfügung zu stellen, der mit einem Passwort geschützt ist (=geschlossene Veranstaltung). Dieses teilen Sie am besten über ein Einladungsschreiben mit. Außerdem müssen die Mitglieder mit ihrem Klarnamen als User teilnehmen und identifizierbar sein.
Wie lade ich zu einer Online Mitgliederversammlung ein?
Sie müssen die Mitglieder schriftlich einladen. Klassisch per Brief, oder wenn ihre Satzung dies zulässt, per E-Mail.
Wie protokolliere ich eine Online Mitgliederversammlung?
Genauso wie eine Präsenz-Mitgliederversammlung. Ein Protokoll ist für die Online-Mitgliederversammlung zu erstellen, dokumentieren und zu unterzeichnen.
Was können Mitglieder tun, die keinen Internetanschluss haben?
Wenn die Abstandsregelungen eingehalten werden, besteht die Möglichkeit sich in Kleingruppen bei Mitgliedern mit Internetanschluss zu treffen und gemeinsam an der Mitgliederversammlung teilzunehmen.
Sind Online-Mitgliederversammlungen nun unbefristet möglich?
Nein, die aktuelle Sonderregelung im BGB gilt bis zum 31.12.2021. Danach brauchen Sie wieder eine Satzungsgrundlage, um eine Mitgliederversammlung online durchzuführen.
Was sind die Vorteile einer Mitgliederversammlung online?
Ortsunabhängige Teilnahme aller Mitglieder – ob auf dem Laptop, dem Tablet oder dem Smartphone
Keine aufwändige Raumsuche
Keine hohen Reisekosten
Aufzeichnungen der Versammlung sind jederzeit abrufbar
Online Abstimmungen und Televonvotings für Umfragen und Wahlen
Die Vorzüge, eine Mitgliederversammlung online abzuhalten, sind offensichtlich. Die Mitglieder, die dem Verein angehören und deshalb zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung berechtigt sind, können von ihrem eigenen Schreibtisch, der Couch oder von unterwegs der Versammlung beitreten. Sie benötigen dazu nur ein mobiles Endgerät oder einen Laptop. Dies macht die Suche nach einem Raum und aufwändigen Reisetätigkeiten hinfällig.
Des Weiteren sind die Teilnehmer befähigt, die besprochenen Inhalte und Verläufe der Wahlen in der Aufzeichnung der Mitgliederversammlung online zu späteren Zeitpunkten erneut zu verfolgen.
Die Wahl- und Umfrageergebnisse werden ebenfalls abgespeichert. Über den digitalen Weg ist es ausgeschlossen, dass Stimmen falsch gezählt oder nicht korrekt ausgewertet werden. Somit ist gewährleistet, dass alle Wahlen und Umfragen korrekt durchgeführt werden und im Nachgang Gültigkeit haben.
Eine Mitgliederversammlung online ist außerdem ein kosteneffizienter Weg ist, um die verpflichtende Versammlung mit allen Teilnehmern durchzuführen.
Unser Angebot für Ihre Mitgliederversammlung online
Für Ihre Mitgliederversammlung auf dem digitalen Weg bieten wir Ihnen ein Rundumpaket.
Wir stellen Ihnen einen Registrierungslink für Ihre Teilnehmer sowie vorgefertigte Einladungstexte zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Mitglieder fristgerecht zu Ihrer Versammlung einladen können. Eine persönliche Prüfung der registrierten Mitglieder erfolgt durch unser kompetentes Beraterteam, das Ihnen während der gesamten Planungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase zur Verfügung steht.
Ihre Teilnehmer erhalten von uns dann den Zugang zur Veranstaltung. Im Rahmen einer Generalprobe wird Ihren Vorsitzenden und weiteren Sprechern die Funktionen des Videostreams, Screensharings und des Umfragemoduls erklärt, um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Mitgliederversammlung zu gewähren.
Die gesamte Versammlung wird von unserem Berater betreut. Ihre Umfragen und Abstimmungspunkte werden durch uns eingeblendet und die Ergebnisse zeitnah zur Verfügung gestellt, damit Sie Ihre Versammlung ohne Unterbrechung fortführen können. Stimmübertragungen für Ihre Abstimmungen bilden wir über unsere Telefonabstimmung ebenfalls ab.
Nach der Veranstaltung werden Ihnen alle Ergebnisse der Umfragen und Abstimmungen zur Verfügung gestellt, ebenso wie die Aufzeichnung Ihrer Versammlung. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, noch einmal nachzuvollziehen, welche Ergebnisse Sie erzielt haben.
Unser Rundumpaket für Ihre Mitgliederversammlung online ermöglicht Ihnen einen reibungslosen Ablauf unter allen juristischen Vorgaben. Wir übernehmen für Sie die Planung, Umsetzung und Nachbereitung Ihrer Versammlung.
