FAQ

FAQ2020-12-16T07:38:28+00:00

Hier finden Sie alle Fragen rund um die digitale Versammlung

Werden die Einladungen für die digitale Versammlung über Grunenberg & Comp. versendet oder dürfen wir als Kunde diese inklusive der Einwahldaten für die Veranstaltung versenden?2020-11-05T10:05:20+00:00

Der Kunde organisiert das Einladungsmanagement in der Regel selbst. Wir unterstützen ihn bei der Formulierung von Einladungen und dem Versand des relevanten Einladungslinks zur Veranstaltung.

Kann das Beitreten eines Teilnehmers zur digitalen Versammlung eigenständig erfolgen?2020-11-05T10:04:54+00:00

Ja. Die Einwahl in die Versammlung kann der Teilnehmer selbständig vornehmen. Die Einwahl in die Digitale Versammlung erfolgt durch die Eingabe von Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse und dem Passwort für die Veranstaltung.

Die Fragen für die Abstimmung kann der Kunde mit Sicherheit vorher bereitstellen. Was passiert, wenn wir kurzfristig etwas abstimmen möchten? Spontane Anträge, Abstimmungen oder Umfragen? Geht das kurzfristig in der digitalen Versammlung oder ist das nicht möglich?2020-11-05T10:04:30+00:00

Das geht für zwei bis maximal drei spontane Abstimmungen.

Das Präsidium bzw. die Sprecher (Geschäftsleitung, Vorstand etc.) werden als Kamerabild bzw. Video angezeigt. Was ist für das Präsidium und die Sprecher zu beachten?2020-11-11T11:08:25+00:00

Wir empfehlen für alle Sprecher (Präsidium etc. + Moderator) die Veranstaltung an einem Computer/Laptop zu verfolgen. Dieser sollte optimal per LAN-Kabel und nicht per W-LAN verbunden sein, um einen Abbruch der Verbindung während der Veranstaltung auszuschließen. Weitere Mindestanforderung sind ein gutes Headset (Kopfhörer und Mikrofon) sowie eine Kamera.

Alle Ein- und Wiedergabegerät müssen am verwendeten Computer/Laptop eingerichtet sein und dürfen von Einstellungen (z.B. Datenschutzeinstellungen) und Firewall-Restriktionen etc. nicht blockiert werden.

In einer Generalprobe ca. 7 bis 10 Werktage vor der Veranstaltung können Funktionsstörungen frühzeitig erkannt und behoben werden. Bei der benötigten Hardware können wir selbstverständlich beraten und zusammen geeignete Leihgeräte auswählen.

Welche Internetverbindung benötige ich für die Teilnahme an einer digitalen Versammlung?2020-11-05T10:02:49+00:00

Ein wichtiger Punkt ist die Internetanbindung, Ton- und Bildsignal werden ausgehend vom Endgerät hochgeladen. Dementsprechend ist eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite zu verwenden (ca. >20.000 M/Bits). Fehlt dem Kunden die Information kann er auf seinen Netzanbieter zugehen und sich nach der vorhandenen Bandbreite erkundigen.

Für die Sprecher, das Präsidium und den Moderator (= Diskussionsteilnehmer) reicht eine Einwahl über den Browser nicht aus, da diese eine erweiterte Berechtigung mit mehr Funktionen haben. Die Diskussionsteilnehmer müssen sich mit der Versammlungstool-Anwendung einwählen. Um an der Veranstaltung teilzunehmen, müssen die Sprecher entweder die Versammlungstool-Software auf Ihren PC herunterladen oder alternativ bei der Anmeldung eine temporäre Anwendung ausführen.

Für alle anderen Teilnehmer reicht eine Einwahl über den Browser aus. Auch die Anforderungen an die Internetanbindung sind für Teilnehmer geringer, da kein Upload stattfindet.

Wie viele Sprecher bzw. Präsidiumsmitglieder können per Video in einer digitalen Versammlung angezeigt werden?2020-11-05T10:03:37+00:00

Fünf Personen (z.B. Präsidium, Vorstand, Geschäftsführer, Moderator etc.) können neben dem Präsentationsbildschirm gleichzeitig für die Teilnehmer angezeigt werden. Der letzte aktive Sprecher ist im Vordergrund (aktivitätsgesteuerte Reihenfolge der verbleibenden Bildschirme aller Sprecher), wenn keine Präsentation eingeblendet wird.

Eine aktive Steuerung der einzelnen Videosignale durch einen Moderator ist nicht möglich, dies können die Sprecher selbst vornehmen, indem Sie Ihre Kamera deaktivieren. Wir haben gute Erfahrungen gemacht, wenn bei einem klar definierten Ablauf mit einzelnen Redeabschnitten der Sprecher auch auf dem Folienset bspw. einleitend vorab mit einem Bild zusätzlich zu seinem Live-Kamerabild eingeblendet wird.

Die Live-Betreuung, ist diese bei uns im Büro oder auch „nur“ virtuell?2020-11-05T10:03:14+00:00

Die Live-Betreuung erfolgt virtuell. Sieben bis zehn Werktage vor der Veranstaltung raten wir zu einer kurzen Generalprobe mit den Sprechern bzw. Präsidiumsmitgliedern und der originalen Technik. Kurz vor der eigentlichen Veranstaltung gibt es zudem eine Einweisung aller wesentlichen Funktionen für die Sprecher durch unsere technischen Spezialisten.

Wie kann ich eine rechtssichere Online-Veranstaltung durchführen?2020-11-05T10:02:18+00:00

Die Rechtssicherheit des Versammlungstools und der Abstimmungsmodule ist durch einen Juristen des Kunden anhand der Kriterien Rechtsform des Unternehmens, der Satzung etc. fachlich zu prüfen und im Nachgang als geeignet einzustufen. Der Kunde hat die Möglichkeit seine Abstimmungen oder Umfragen, als Telefonabstimmung oder alternativ als Umfrage im Versammlungstool durchzuführen. In dem Paketpreis Complete sind für beide Abstimmungsvarianten maximal 10 Abstimmungsfragen oder Umfragen enthalten. Der Kunde entscheidet sich hier für eine Abstimmungsvariante.

Worin unterscheidet sich eine Telefonabstimmung von einer reinen Versammlungstool-Abstimmung?2020-11-11T11:04:23+00:00

Die Telefonabstimmung hat eine zweite, notwendige Authentifizierung im Vorfeld der Abstimmungsfragen. Die Abstimmungsfragen werden hintereinander (im Abstimmungsblock) gestellt und von dem Teilnehmer beantwortet. Die Verantwortung der Rechtssicherheit wird durch den Kunden geprüft und sichergestellt.

Wie wird geprüft bzw. ausgeschlossen, dass niemand per Telefon abstimmt, der nicht an der Online-Versammlung teilnimmt?2020-11-05T10:09:52+00:00

Die Einwahl über das Telefon erfordert eine separate, weitere Authentifizierung der Teilnehmer (hier: Abstimmungsberechtigte) mit vorher individuell zugestellten Einwahldaten für die Telefonabstimmung. Über die Teilnahmeliste erfolgt bei Grunenberg & Comp. der Abgleich, wer abstimmungsberechtigt ist und wer nicht. Stimmanteile werden im Abstimmungstool hinterlegt.

Wie sieht das Anmeldefenster für die Teilnehmer aus? Was müssen sie downloaden bzw. vorab installieren? Wie schwierig ist das?2020-11-05T10:11:30+00:00

Die Einwahl für die Teilnehmer erfolgt über den Link in der Einladung und durch die Eingabe der E-Mail-Adresse und einem Kennwort sehr einfach zugänglich. Eine Installation des Tools ist für Teilnehmer nicht vorgesehen.

Wie wurde bisher damit umgegangen, wenn einzelne Teilnehmer ihre Funktionen nicht eigenständig handhaben können?2020-11-05T10:16:29+00:00

Den Diskussionsteilnehmern (Sprecher wie Vorstand, Geschäftsführer etc.) werden kurz vor Veranstaltungsbeginn die Grundfunktionalitäten (z.B. Ton einschalten bzw. unterbrechen) erklärt und in einer Generalprobe getestet. Alle anderen Veranstaltungsteilnehmer haben nur Chat- und Handhebefunktion. Alle Ein- und Wiedergabegerät müssen am verwendeten Computer oder Laptop eingerichtet sein und dürfen von Einstellungen- / Firewall- Restriktionen etc. nicht blockiert werden. Eine Anleitung zur Einrichtung wird Ihnen nach der Einrichtung der Veranstaltung zugesendet.

Gibt es individuelle Zugangsdaten mit Unterscheidung von Stimmberechtigten und nicht stimmberechtigten Mitgliedern?2020-11-05T10:18:47+00:00

Ja, es existieren zusätzliche Einwahldaten für die Telefonabstimmung. Die Vorgabe der stimmberechtigten Teilnehmer mit entsprechenden zugewiesenen Stimmanteilen erfolgt gemäß der Teilnehmerliste. Generell empfiehlt sich eine Telefonabstimmung bei einem Teilnehmerkreis, bei dem nicht alle Teilnehmer stimmberechtigt sind oder unterschiedliche Stimmanteile besitzen.

Gäbe es technisch Vorbehalte, wenn die Diskussionsteilnehmer (Sprecher wie Vorstand, Geschäftsführung etc.) in einem Raum sitzen und mit einem Teilnehmer (über Tonzuschaltung) diskutieren und gleichzeitig den Lautsprecher anhaben (Ton bzw. Übertragung)? – Blendet das Programm Rückkopplungen aus?2020-11-05T10:20:38+00:00

Nein, in diesem Fall wird es zu Rückkopplungen kommen. Es wird empfohlen, sein Mikrofon nach offiziellen Gesprächsbeiträgen stumm zu stellen („muten“).

Wie viele Personen können sich per Video dazuschalten (falls nicht der gesamte Vorstand vor Ort sitzen kann)?2020-11-05T10:22:45+00:00

Fünf Sprecher (z.B. Vorstandsmitglieder) können in der Regel gleichzeitig angezeigt werden, dabei ist der letzte aktive Sprecher immer im Vordergrund. Es gibt aber auch die Möglichkeit, alle Sprecher in einer Rasteransicht anzuzeigen. Je mehr Sprecher vorhanden sind, desto kleiner wird die Anzeige der Sprechervideos.

Sind Abstimmungen geheim und öffentlich möglich? Wie schnell liegt ein Ergebnis einer Abstimmung vor?2020-11-05T10:24:01+00:00

Live-Abstimmungen mit Gewichtungen sind sowohl geheim als auch öffentlich möglich. Sie legen im Vorfeld fest, ob Sie eine öffentliche oder geheime Abstimmung wünschen. Die Ergebnisübertragung kann von einer Minute bis zu zehn Minuten in Anspruch nehmen, je nach Medium der Abstimmung.

Wie kurzfristig können Umfragen umgesetzt werden? Wird am Telefon auch die Frage mitformuliert? Falls nicht, wie wird die Frage eingeblendet bzw. sichtbargemacht? Wer macht das?2020-11-05T10:29:46+00:00

Für eine erfolgreiche Abstimmung – ob per Telefon oder Online-Tool – müssen alle Fragen vorab vom Kunden vorformuliert werden.

Im Online-Tool ist es möglich, etwa ein bis zwei zusätzliche, spontane Umfragen einzubauen. Dabei wird Ihnen die Frage im Umfragemodul der Veranstaltung eingeblendet.

Im Telefontool werden Ihnen Ihre Fragen durch text-to-speech eingesprochen und entsprechend vorgelesen. Anpassungen der Telefonabstimmung sind spontan nicht umsetzbar. Das Einblenden der Frage ist während der Telefonabstimmung als Präsentation möglich. Der Moderator übernimmt die Koordination.

Wie läuft die Betreuung „auf Distanz“ ab?2020-11-05T10:30:41+00:00

Die Veranstaltung wird online koordiniert und im Hintergrund gemäß den Kundenvorgaben professionell betreut bzw. auf Wunsch gesteuert.

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