Ablauf einer digitalen Versammlung im Detail
Phase 1
In der ersten Phase treten wir miteinander in Kontakt.
Sie beginnt mit ihrer Anfrage an uns. Wir rufen Sie dazu an und klären die ersten Details für Ihre digitale Versammlung. Sie erhalten von uns Infomaterial und wir bieten Ihnen eine Testpräsentation unseres Versammlungstools an.
Sie bekommen von uns ein Angebot, das genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Wenn Sie mit den Konditionen zufrieden sind, erfolgt Ihr Auftrag und wir setzen über in Phase 2 – Einrichtung der Veranstaltung
Phase 2
In der zweiten Phase der digitalen Versammlung werden die Rahmenbedingungen für Ihr Event abgestimmt.
Dabei werden alle benötigten Informationen gesammelt, die für die Durchführung Ihrer Veranstaltung notwendig sind. Einen guten Überblick über die Auskünfte erhalten Sie in unserer Checkliste für Kunden.
Danach erfolgt die Einrichtung der Veranstaltung im Veranstaltungstool WebEx. Daraufhin können Sie Ihre Teilnehmer über die Online-Veranstaltung informieren, wir stellen Ihnen Einladungstexte, sowie die Einwahldaten wie Link und Passwort für Sie zur Verfügung. Es ist notwendig, dass sich Ihre Teilnehmer für die Veranstaltung registrieren.
Weiterhin stimmen wir die Umfragen und / oder Telefonabstimmungen ab, um Ihnen die beste Durchführung zu gewährleisten. Auch die Sprecher werden von Ihnen festgelegt und von uns im Tool hinterlegt.
In einem technischen Test werden alle Funktionen getestet.
Phase 3
Die dritte Phase für eine digitale Versammlung ist die Durchführung der Generalprobe und der Veranstaltung selbst.
Die Generalprobe findet zwischen sieben und zehn Tagen vor dem eigentlichen Event statt und zu diesem Zeitpunkt müssen alle Informationen des Kunden vorliegen. Die Probe findet unter möglichst realen Bedingungen statt und es sollten alle Sprecher daran teilnehmen, um die Funktionen des Tools zu erlernen. So ist sichergestellt, dass die Diskussionsteilnehmer alle relevanten Funktionen beherrschen und die digitale Versammlung optimal vonstatten geht.
Nach diesem Termin werden keine Änderungen an der Veranstaltung mehr durchgeführt (sogenannter „Frozen Time Frame“). Dies wird in einem Protokoll zur Generalprobe festgehalten.
Die digitale Versammlung findet dann online zu Ihrem festgelegten Termin und der festgelegten Uhrzeit statt.
Die Teilnehmer können sich mit Ihren Registrierungsdaten (Name, Vorname, E-Mailadresse und Event-Passwort) in die Veranstaltung einloggen. Anleitungen zur Registrierung, zum Beitritt und zu den Funktionen liegen auf der Eventseite für alle Teilnehmer bereit.
Nach dem Online Event wird die Veranstaltung von uns ausgewertet und Sie erhalten alle Aufzeichnungen und Berichte verschlüsselt von uns zur Prüfung.
Phase 4
Die vierte und letzte Phase beginnt, wenn die digitale Versammlung abgeschlossen ist.
Sie haben von uns alle Informationen aus Ihrem Event erhalten und wir haben Ihre Daten datenschutzkonform und verschlüsselt auf einem Server im Schengenraum abgelegt. Ihre Daten werden konform unserer Datenschutzrichtlinie gespeichert und nach einem Jahr gelöscht.
Im letzten Schritt möchten wir von Ihnen wissen, wie zufrieden Sie mit unserem Service waren. Dazu senden wir Ihnen abschließend einen Feedbackbogen. Ihre Rückmeldung ist für uns von großer Bedeutung, damit wir unseren Service und unsere Veranstaltung noch weiter verbessern können.