Hier erfahren Sie alles über die virtuelle Hauptversammlung, die Besonderheiten und Risiken und wie Sie Ihr Online Event mit unserer Lösung perfekt umsetzen können.
Wie organisieren Sie eine virtuelle Hauptversammlung?
Immer mehr Unternehmen teilen ihre Quartals- oder Jahresergebnisse über digitale Medien. Nachdem in Deutschland im März 2020 ein Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie erlassen wurde, ist eine virtuelle Hauptversammlung seitens des Gesetzgebers (interimsweise) möglich. Eine Online Versammlung ist das perfekte Medium, um eine virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Kommen Vorstände und Aktionäre bei der online Veranstaltung auf den Geschmack, wäre dies die Lösung für die Zukunft!
Es stellt sich die Frage, ob und wie eine virtuelle Hauptversammlung möglich ist. Das Online Versammlungstool von Grunenberg & Comp. bietet Ihnen eine professionelle Lösung zur digitalen Umsetzung der von Ihnen geplanten Hauptversammlung.
Rechtliche Voraussetzungen für eine virtuelle Hauptversammlung
Aufgrund der Covid-19-Pandemie ist es Aktiengesellschaften möglich, ihre verpflichtenden Hauptversammlungen gemäß Art. 2 § 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz und Strafverfahrensrecht („COVID-19 Gesetz“) virtuell abzuhalten. Das bedeutet, dass der Gesetzgeber festgelegt hat, dass Hauptversammlungen auch ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten durchgeführt werden können. Nach §118 AktG kann der Vorstand die Entscheidung für eine virtuelle Hauptversammlung treffen, auch wenn dies nicht in der Satzung oder einer Geschäftsordnung vermerkt ist.
Folgende Voraussetzungen müssen für eine virtuelle Hauptversammlung erfüllt sein (Art. 2 §1 Abs. 2):
- Die gesamte Versammlung muss durchgängig mit Bild und Ton übertragen werden
- Die Stimmabgabe muss in elektronischer Form durchgeführt werden und Stimmübertragungen / Vollmachtsvergaben entsprechend abgebildet
- Den Aktionären muss die Möglichkeit geboten werden, Fragen im Rahmen der digitalen Kommunikation zu stellen
- Das Widerspruchsrecht gegen den Beschluss der Hauptversammlung muss entgegen §245 Satz 1 AktG auch ohne persönliches Erscheinen in der Hauptversammlung eingeräumt werden, sofern der Aktionär seine Stimme in gültiger Form abgegeben hat
Treten Fragen zur Hauptversammlung auf, so ist der Vorstand verpflichtet, die Fragen zu prüfen und zu entscheiden, in welchem Umfang er diese Fragen beantwortet. Des Weiteren ist es auch möglich, eine Einreichung von Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung festzulegen.
Für eine virtuelle Hauptversammlung ist eine passwortgeschützte Umgebung zu generieren, um unbefugten Zugriff auf die Versammlung auszuschließen.
Ist eine Registrierung der Teilnehmer zur virtuellen Hauptversammlung gewünscht, so müssen den Teilnehmern die Einwahldaten und entsprechende Vorgehensweisen zur Registrierung zusammen mit der Einladung übermittelt werden. Daraus resultiert dann eine Identitätsprüfung, die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt.
Einladung zur Hauptversammlung
Im Gegensatz zu den §§ 123 und 125 AktG regelt das „Covid-19 Gesetz“ die Einladungsfristen abweichend. Dabei sind die folgenden Punkte besonders zu beachten:
- Die Frist für die Einladung zur virtuellen Hauptversammlung muss bis zum 21. Tag vor dem geplanten Termin geschehen, anders als in §123 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 5 verfasst. Auch eine kürzere Frist kann festgelegt werden.
- Wird die Frist verkürzt, müssen die Einladungen zur Versammlung nach §125 Absatz 1 Satz 1 AktG spätestens zwölf Tage die der Versammlung an die alle im Aktienregister eingetragenen Aktionäre versendet werden.
Beschlüsse, Stimmabgaben und Widersprüche in einer virtuellen Hauptversammlung
Die Beschlüsse, die in einer virtuellen Hauptversammlung getroffen werden, müssen vom Aufsichtsrat genehmigt werden. Dieser kann den Beschlüssen auch ohne physische Präsenz der Aktionäre abweichend von § 108 Absatz 4 AktG in Textform oder in vergleichbarer Form zustimmen. Satzungsregelungen oder Geschäftsordnungen haben darauf keinen Einfluss.
Jeder Aktionär besitzt das Recht, von der Gesellschaft über die aktuelle Lage des Unternehmens auch auf virtuellem Weg informiert zu werden.
Alle Aktionäre und ihre Bevollmächtigten geben ihre Stimmen ausschließlich über eine elektronische Wahl während der Veranstaltung ab. Darunter fällt die Stimmabgabe über das Telefonvoting oder über elektronische Abstimmungen. Die Erteilung einer Vollmacht muss schriftlich erfolgen. Für die Übertragung der Stimme an einen Bevollmächtigten sind die Zugangsdaten bzw. das Passwort rechtzeitig durch den vertretenen Aktionär zu übermitteln.
Auch Intermediäre und Bevollmächtigte müssen gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie unterliegen den gleichen Regeln wir teilnehmende Aktionäre im Rahmen ihrer Vollmacht. Der Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von den Aktionären erteilten Weisungen aus. Wird ein Aktionär im Sinne des §135 AktG durch einen Intermediär wie einem Kreditinstitut vertreten, gelten Sonderregeln für die Bevollmächtigung. Diese sind für jeden Intermediär gesondert zu erfragen.
Widersprüche sind in Abweichung von §245 Nr. 1 AktG auch ohne physische Präsenz an der Hauptversammlung in elektronischer Form durch einen Aktionär, der sein Stimmrecht ausgeübt hat, zu stellen.
Dokumente wie Protokolle der Versammlung müssen nach § 175 Abs.2 AktG erstellt und zum Download in elektronischer Form passwortgeschützt abgelegt werden.
Datenschutz
Auf Grundlage der Datenschutzgesetzte verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten, um eine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Dabei wird der Art. 2 §1 COVID 19 Gesetz berücksichtigt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Für die Verarbeitung durch einen Drittanbieter gibt die Gesellschaft nur diese Daten weiter, die für die Einrichtung der Versammlung notwendig sind. Sie werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften gespeichert und anschließend gelöscht. Das Kap. III DSGVO regelt dabei das Recht zur Auskunft, Einschränkung, Berichtigung, Löschung und dem Widerspruch der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Des Weiteren besteht mit Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
Anwendung auf verschiedene Rechtsformen
Die Anwendung des oben erläuterten Gesetzes wirkt sich auf verschiedene Rechtsformen unterschiedlich aus.
Dabei gelten
- Für Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) alle Absätze des „Covid-19-Gesetzes“ gleichermaßen
- Für eine Europäische Gesellschaft (EG) die Bestimmungen zur Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung mit Ausnahme der Einberufung einer Versammlung im laufenden Geschäftsjahr
- Für eine Gesellschaft nach §20 des SE-Ausführungsgesetzes alle Regelungen wie oben beschrieben, jedoch agiert statt des Aufsichtsrats der Verwaltungsrat, wobei keine Zustimmung zu Entscheidungen des Vorstands notwendig ist.
- Für Versicherungsvereine alle Bestimmungen mit Ausnahme eine verkürzten Einladungsfrist in Einklang mit § 171 des Versicherungsaufsichtsgesetzes.
Fazit
Eine virtuelle Mitgliederversammlung ersetzt eine Präsenzveranstaltung nach dem Covid-19 Gesetz in allen Punkten. Die Rechte der Aktionäre können genauso ausgeübt werden, wie vorgeschrieben – mit dem Unterschied, dass Teilnahme und Stimmabgaben im digitalen Format erfolgen.
Tipp
Umfasst diese Satzung einen Paragrafen zur Veranstaltung der Hauptversammlung am Sitz der Gesellschaft, ist es vorteilhaft, eine Satzungsänderung zu beantragen, die die Nutzung von digitalen Medien zur Durchführung der Versammlung rechtfertigt. Dabei sollte ebenso festgelegt werden, dass die Übermittlung von Stimmen bei Abstimmungen und Umfragen auch elektronisch übermittelt werden darf.
Ihre Vorteile mit unserer Lösung:
Ausschließlich Aktionäre haben Zugriff auf die virtuelle Hauptversammlung
Fragen der Aktionäre können nach Handhebung in der Versammlung gestellt werden
Online Wahlen können unter Berücksichtigung der Stimmrechte der Aktionäre innerhalb der virtuellen Hauptversammlung erfolgen
Die Ergebnisse können in Echtzeit oder unmittelbar nach der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt werden
Alle Daten werden sicher gespeichert und gemäß Kundenvorgabe gelöscht (spätestens nach einem Jahr)
Sicherheit zuerst!
Der Austausch von Informationen ist für börsennotierte Unternehmen sehr preissensitiv. Zielsetzung ist, dass alle Stakeholder gleichzeitig mit den neuen Informationen versorgt werden. Unsere Online Plattform ermöglicht es, großen Gruppen von Stakeholdern, gleichzeitig Informationen bereitzustellen, und erfüllt die neuesten Sicherheitsanforderungen, um zu verhindern, dass Informationen missbraucht werden: Das von uns eingesetzte Versammlungstool ist ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Kurz gesagt, hohe Datensicherheit vor, während und nach der Online-Übertragung.
Effizient sein – Zeit und Kosten sparen!
Ist Ihnen aufgefallen, wieviel Reisezeit und -kosten anfallen, um eine Hauptversammlung oder eine andere Stakeholder-Sitzung an einem physischen Ort abzuhalten? Nicht nur für die Mitglieder des Aufsichtsrats, des Vorstands, sondern auch für die Aktionäre selbst entstehen hohe Kosten.
Eine virtuelle Hauptversammlung spart generell Zeit und Kosten.
Erhöhen Sie Ihre Reichweite!
Leider nehmen an Hauptversammlungen, veranstaltet als Präsenzveranstaltungen, wenige Aktionäre teil. Aus diesem Grund ist die Reichweite eingeschränkt.
Unsere virtuelle Hauptversammlung steht allen weltweit und auf jedem Gerät offen. Dies bedeutet, dass die Reichweite höher ist und die Aktionäre ihre Interessen bzgl. der Aktiengesellschaft stärker vertreten können.
Gewinnung interessanter Daten und Erkenntnisse
Teilen Sie die wichtigsten Ereignisse (Jahres- oder Quartalszahlen), nicht erreichte Ziele und Herausforderungen ihres Unternehmens online mit und zeigen Sie Potenziale und zukünftige, positive Entwicklungen auf.
Aus Fragen, Wortmeldungen und Chat-Kommentaren der Aktionäre, die während einer virtuellen Hauptversammlung eingehen, ergeben sich wertvolle Erkenntnisse für ihr Unternehmen. Das Abstimmungsverhalten, die Stimmung und Klärungsbedarfe seitens der Aktionäre sind bei einer reinen online Versammlung messbar.
